Bewerbung beim Landespreis

Titel der Einreichung
KI Assistent Erlassdatenbank im Ausländeramt

Kategorie
Kommunale Pflichtaufgaben & Innere Verwaltung

Name der Kommune/des Verbandes
Stadt Dormagen

Fachbereich/Abteilung
Fachbereich Integration und Soziales / Ausländeramt

Ansprechpartner
Thomas Hegenbarth CDO

E-Mail-Adresse
thomas.hegenbarth@stadt-dormagen.de

Telefonnummer
021332574320

Kurzbeschreibung
Die Stadt Dormagen hat gemeinsam mit einem lokalen Partner einen KI-Assistenten für das Ausländeramt entwickelt, der die Sachbearbeitung bei der rechtssicheren Einzelfallprüfung unterstützt. Die KI erschließt über 12.000 regelmäßig aktualisierte Bundes- und Landeserlasse aus der Erlassdatenbank und stellt relevante Regelungen fallbezogen und mit Quellenangabe bereit. Dadurch werden zeitaufwändige Recherchen deutlich reduziert, Verfahrensprüfungen beschleunigt und die Servicequalität für Bürgerinnen und Bürger verbessert. Die KI dient ausschließlich als unterstützendes Werkzeug – die fachliche Bewertung und Entscheidung verbleibt jederzeit bei den Mitarbeitenden.

Ziel
Ziel ist es, die Sachbearbeitung im Ausländeramt nachhaltig zu entlasten und zugleich die Qualität, Einheitlichkeit und Geschwindigkeit der Entscheidungen zu erhöhen. Der KI-Assistent unterstützt Mitarbeitende dabei, komplexe Regelungen sicher anzuwenden, ohne die fachliche Verantwortung aus der Hand zu geben. Gleichzeitig soll der Bürgerservice spürbar verbessert werden.

Anlass
Anlass war der hohe zeitliche Aufwand für die Recherche und Anwendung ständig aktualisierter Bundes- und Landeserlasse im Ausländerrecht. Die wachsende Dokumentenmenge und steigende Fallzahlen machten deutlich, dass klassische Arbeitsweisen an ihre Grenzen stoßen. Es bestand Bedarf nach einer digitalen Unterstützung, die Rechtssicherheit mit Effizienz verbindet.

Kurzprofil
Der KI-Assistent der Stadt Dormagen ist ein internes Unterstützungswerkzeug für die Sachbearbeitung im Ausländeramt. Er stellt rechtliche Informationen strukturiert und nachvollziehbar bereit und ist vollständig in die bestehenden Arbeitsprozesse eingebettet. Die Lösung wurde mit einem lokalen Partner entwickelt und ist auf Übertragbarkeit auf andere Verwaltungen ausgelegt.

Gewinn der Kooperation
Der Rhein-Kreis Neuss stellte der Stadt Dormagen zu Projektbeginn seine Erlassdatenbank als fachliche Grundlage zur Verfügung und ermöglichte damit einen schnellen und praxisnahen Einstieg in die Entwicklung des KI-Assistenten. Auf dieser Basis konnte frühzeitig eine produktionsreife Lösung aufgebaut werden, die seit Herbst 2025 im laufenden Betrieb bei der Stadt Dormagen eingesetzt wird. Die interkommunale Präsentation des Projekts auf verschiedenen Plattformen und in Fachgremien (u. a. ITK) fördert den Wissenstransfer und schafft eine belastbare Grundlage für Nachnutzung und Weiterentwicklung in anderen Kommunen. Das Projekt wurde darüber hinaus in überregionalen Medien wie dem WDR und RP-Online vorgestellt und zeigt so Modellcharakter für den KI-Einsatz in Verwaltungen: https://www1.wdr.de/nachrichten/rheinland/dormagen-auslaenderbehoerde-kuenstliche-intelligenz-ki-verwaltung-100.html https://rp-online.de/nrw/staedte/dormagen/auslaenderamt-in-dormagen-stadt-will-ki-vorreiterin-sein_aid-134727217

Grad der Innovation
Der innovative Kern der Lösung liegt in der intelligenten Aufbereitung und situativen Bereitstellung von komplexem Verwaltungswissen. Die KI fungiert nicht als Entscheidungssystem, sondern als „digitaler Wissenslotse“, der relevante Erlasse und Regelungen fallbezogen zusammenführt und nachvollziehbar darstellt. Dadurch wird erstmals umfangreiches, dynamisches Regelwerk in Echtzeit für die tägliche Sachbearbeitung nutzbar gemacht.

Zukunftsfähigkeit/ Nachhaltigkeit
Die Lösung ist aufgrund der landesweit deckungsgleichen Erlassinhalte in Nordrhein-Westfalen fachlich übertragbar und auch für andere Kommunen und Kreise nutzbar. Sie ist modular aufgebaut, skalierbar und auf den Einsatz in weiteren Fachbereichen vorbereitet. Durch die vollständige Förderung, die Nutzung bestehender Datenbestände und die Wiederverwendbarkeit der Lösung wird ein nachhaltiger, ressourcenschonender Einsatz von KI in der Verwaltung sichergestellt.

Dokumente


Bestätigung
1

Eingegangen am
13.01.2026 00:00

Eingereicht am
13.01.2026 14:37