Bewerbung beim Landespreis

Titel der Einreichung
AnDi - Aktendigitalisierungsvorbereitungssoftware

Kategorie
Kommunale Pflichtaufgaben & Innere Verwaltung

Name der Kommune/des Verbandes
Stadt Wuppertal

Fachbereich/Abteilung
Amt für Informationstechnik und Digitalisierung

Ansprechpartner
Julia von Heese

E-Mail-Adresse
julia.vonheese@stadt.wuppertal.de

Telefonnummer
02025635620

Kurzbeschreibung
Die Aktendigitalisierungsvorbereitungssoftware (AnDi) wird primär in der kommunalen Verwaltung genutzt, um Papierakten in digitale Prozesse zu überführen, bspw. für Bauakten, Personalakten oder Ausländerakten. Die Software unterstützt dabei die Modernisierung der Verwaltung und die Reduzierung von Papierarchiven und fördert die Nutzung des Dokumentenmanagementsystems (DMS).

Ziel
Nutzerfreundliche Erfassung der zu digitalisierenden Akten und Erstellung einer Datenbank für den automatisierten Reimport der Digitalisate ins Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Anlass
Notwendige Digitalisierung von über 100.000 Bauakten im Bauaktenarchiv, danach Beschleunigung der Verwaltungsdigitalisierung

Kurzprofil
1. Einheitliche Erfassung von Attributen der Papierakten 2. Erstellung einer für den Import nutzbaren Datenbank, so dass auf eine fehleranfällige OCR-Texterkennung verzichtet werden kann 3. Gewährleistung der Nachvollziehbarkeit des Prozesses der Aktendigitalisierung (auch mit externen Dienstleistern): Verbleib der Papierakte ist jederzeit einsehbar

Gewinn der Kooperation
Erstellung einer Datenbank mit Attributen (je nach Aktenart), die für den automatisieren Import ins Dokumentenmanagementsystem (DMS) genutzt wird. Hierdurch ergibt sich eine große Zeitersparnis bei der digitalen Zuordnung in die richtige eAkte. Zeitgleich wird eine Übersicht der abgegebenen Akten erstellt, was die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit des Digitalisierungsprozesses gewährleistet. Die webbrowserbasierte Software lässt sich bei jeder Behörde nutzen und ist maximal anpassbar. Sie ist über den KDN (Dachverband der kommunalen IT-Dienstleister Nordrhein-Westfalen) für alle Behörden kostengünstig nachnutzbar.

Grad der Innovation
Eine universelle Software zur Aktendigitalisierungsvorbereitung ist bislang nicht vorhanden. Sowohl für externe Dienstleister als auch interne Leistungseinheiten werden manuelle Arbeiten reduziert, strukturiert und zuverlässiger gestaltet. Hierdurch wird beim ansonsten aufwendigen Digitalisierungsprozess Zeit beim Import ins Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingespart. Zudem fallen die Kosten zur Erfassung der Akten bei einem Dienstleister weg.

Zukunftsfähigkeit/ Nachhaltigkeit
Die Software ist flexibel nutzbar – sie verarbeitet nicht nur klassische Papierakten, sondern auch Mikrofiches, Mikrofilme und andere analoge Archivmedien. Durch die Digitalisierung dieser Bestände sichert sie die langfristige Verfügbarkeit und Bearbeitbarkeit der Akten.

Dokumente


Bestätigung
1

Eingegangen am
29.01.2026 00:00

Eingereicht am
06.02.2026 07:02