Bewerbung beim Landespreis

Titel der Einreichung
Interkommunales Kooperationsprojekt Dokumentenmanagementsystem

Kategorie
Kommunale Pflichtaufgaben & Innere Verwaltung

Name der Kommune/des Verbandes
Gemeinde Roetgen & Stadt Monschau

Fachbereich/Abteilung
Digitalisierung

Ansprechpartner
Charlotte Berks & Sandy Pfreundtner

E-Mail-Adresse
sandy.pfreundtner@stadt.monschau.de

Telefonnummer
024711843 & 0247281229

Kurzbeschreibung
Für die Digitalisierung unserer Verwaltungen ist ein DMS die zentrale Kraft. Für kleine Kommunen sind solche Digitalisierungsprojekte von besonderer Bedeutung, weil sie oft großen Herausforderungen gegenüber stehen. Dabei sind nicht zuletzt Ressourcen wie Zeit und Personal ausschlaggebende Kriterien. Die Gemeinde Roetgen und die Stadt Monschau haben sich daher zusammengeschlossen und zum Ziel gesetzt diese Ressourcen möglichst gering zu halten. Aus diesem Grund wird das verwaltungsübergeifende Projekt DMS in einer interkommunalen Koopertaion eingeführt.

Ziel
Die Ziele dieses Projektes: -Zeit zu gewinnen durch ein zentrales Ablagesystem und schnelleres Auffinden von Dokumenten -Kosten, Platz und vor allem Ressourcen zu sparen -Transparenz & Usability durch eine flexible intuitiv bedienbare Lösung, die jederzeit vefügbar ist -Datenschutz, Betriebssicherheit & IT-Sicherheit durch revisions- und fälschungssichere Archivierung -Zufriede Mitarbeiter*innen durch fachübergreifendes mobiles Arbeiten -Einfachere Zusammenarbeit & Unterstützung zwischen den Kommunen, dies insbesondere mit Blick auf eine Zusammenlegung einzelner Sachgebiete -Stärkung der interkommunalen Zusammenarbeit

Anlass
Kleine Kommunen stehen vor großen Herausforderungen was die Digitalisierung betrifft: Personalmangel, geringe wettbewerbsfähigkeit auf dem Arbeitsmarkt sowie Einschränkungen aufgrund der schwierigen haushalterischen Situation. Viele Digitalisierungsprojekte gelten noch als freiwillige Aufgaben, für die oft keine finanziellen Mittel bereitgestellt werden können. Außerdem ist es auf dem Arbeitsmarkt schwierig, geeignetes Fachpersonal mit dem notwedigen Know-How zu gewinnen, vor allem weil es sich bei Digitalisierungsprojekten nicht um reine IT-Projekte handelt, sondern vielmehr um Change-Projekte. Aufgrund ihrer ländlichen Lage stehen beide Kommunen vor verschiedenen Herausforderungen bezüglich der Personalgewinnung.

Kurzprofil
Die Gemeinde Roetgen hat ca 8.500 Einwohner und 50 Mitarbeitende im Rathaus. Die Stadt Monschau hat ca. 12.500 Einwohner und 60 Mitarbeitende im Rathaus. Beide Kommunen gehören zur Nordeifel und haben nur beschränkte finanzielle Mittel, um die Digitalisierung voran zu treiben.

Gewinn der Kooperation
Das DMS gilt als Enabler für die digitale Zusammenarbeit. Perspektivisch soll die kommunenübergreifende Zusammenarbeit ausgebaut und gestärkt werden. Durch die Einführung eines gemeinsamen DMS wird der erste Grundstein für diese innovative interkommunale Zusammenarbeit gelegt. Außerdem versprechen sich die beiden Kommunen durch die Erreichung der Ziele (siehe Ziele) langfristig Einsparungen sowie Synergieefekte in Bezug auf Ressourcen (Personal, Zeit, Finanzen). Mit einem DMS lassen sich fachübergreifend Informationen zwischen Organisationseinheiten austauschen. Durch solche interdisziplinäre Zusammenarbeit wird ein Austausch effizienter und qualitativer gestaltet. Hierbei können speziell Querschnittsämter profitieren, deren Aufgabenbereiche häufig davon betroffen sind.

Grad der Innovation
Ganz klar eine 10 von 10. Eine perspektivisch engere interkommunale Zusammenarbeit kleinerer Kommunen wird sich positiv auf sämtliche Bereiche auswirken. Der demografische Wandel, die sich weiter zuspitzende finanzielle Situation für Kommunen und der damit entsprechenden steuerlichen Belastung für Bürgerinnen und Bürger kann in unseren Augen nur mit interkommunaler Zusammenarbeit begegnet werden.

Zukunftsfähigkeit/ Nachhaltigkeit
Eine interkommunale Zusammenarbeit bildet bereits Grundlagen für eine Zusammenlegung einzelner Sachgebiete oder gar einer Gründung einer Nordeifel-Kommune. Die Synergieffekte wirken sich auf die verschiedensten Bereiche nur positiv aus. Die Nachhaltigkeit beginnt bei der Einsparung der Papierakten und zieht sich bis zur Einsparung von Personal und öffentlichen Gebäuden. Das gemeinsame "Anpacken" der für alle kleinen Kommunen anfallenden Herausforderungen ist die zukünftige Verwaltungsarbeit unerlässlich.

Dokumente


Bestätigung
1

Eingegangen am
06.02.2026 00:00

Eingereicht am
06.02.2026 10:57