Bewerbung beim Landespreis
Titel der Einreichung
Digitale Verwaltungsallianz Lippe
Kategorie
Informationsaustausch & Vernetzung
Name der Kommune/des Verbandes
Stadt Blomberg
Fachbereich/Abteilung
Kämmerei & Finanzen
Ansprechpartner
Herr Kamil Gorki
E-Mail-Adresse
k.gorki@blomberg-lippe.de
Telefonnummer
05235504550
Kurzbeschreibung
Die vier Kommunen Blomberg, Lügde, Kalletal und Schieder‑Schwalenberg digitalisieren gemeinsam ihre Verwaltungsprozesse und bauen dafür ein einheitliches Prozessmanagement auf. Grundlage sind die Aufnahme, Modellierung und Optimierung von inzwischen 110 Prozessen, ergänzt durch ein Verstetigungskonzept ab 2026. Eine gemeinsame Dienstanweisung für das Dokumentenmanagementsystem sorgt für strukturierte, rechtssichere digitale Aktenführung. Die Kommunen nutzen zudem ein gemeinsames Tool zur Erstellung elektronischer Formulare, um Bürgerdienste schneller digital anbieten zu können. Ein KI‑gestützter Bürgerchatbot („CityCompanion“) wird ab Mitte 2026 als digitaler Auskunfts- und Einstiegspunkt in die Online‑Dienste bereitstehen. Ergänzend wurden einheitliche Datenschutzinformationen und bürgerfreundliche Leistungsbeschreibungen für alle OZG‑Prozesse erstellt. Die Öffentlichkeitsarbeit stärkt die Nutzung digitaler Angebote und informiert Bürger über neue Services. Ein interkommunales IT‑Sicherheits- und Notfallkonzept nach WiBA erhöht zudem die Cyberresilienz aller vier Kommunen. Regelmäßige Jour‑Fixe‑Termine und eine gemeinsame Projektplattform sichern die kontinuierliche Abstimmung. Insgesamt entsteht eine harmonisierte, bürgernahe und zukunftsfähige digitale Verwaltungslandschaft für den gesamten südöstlichen Kreis Lippe.
Ziel
Aufbau einheitlicher digitaler Verwaltungsstrukturen. Harmonisierung und Digitalisierung zentraler kommunaler Prozesse. Effizientere Zusammenarbeit durch Ressourcenteilung, Standards und gemeinsame Tools. Verbesserung des Bürgerservices durch Chatbot, Online‑Formulare und transparente Prozesse. Stärkung kleiner Kommunen angesichts Fachkräftemangel und steigender Digitalisierungsanforderungen.
Anlass
Die vier Kommunen Blomberg, Lügde, Kalletal und Schieder‑Schwalenberg treiben seit 2023 gemeinsam die Digitalisierung ihrer Verwaltungsprozesse voran. Grundlage dafür ist der Aufbau eines einheitlichen interkommunalen Prozessmanagements, in dessen Rahmen bereits über 110 Verwaltungsprozesse aufgenommen, modelliert und harmonisiert wurden. Ergänzend wurde eine verbindliche Dienstanweisung für das Dokumentenmanagementsystem erstellt, um eine rechtskonforme digitale Aktenführung sicherzustellen. Parallel dazu wurde ein gemeinsames Formularsystem eingeführt, mit dem digitale Bürgerdienste effizienter bereitgestellt werden können. Mit dem KI‑basierten Bürgerchatbot „CityCompanion“, dessen Start für Mitte 2026 vorgesehen ist, erhalten Bürgerinnen und Bürger einen komfortablen digitalen Zugang zu Informationen und Online‑Dienstleistungen. Zudem wurden einheitliche Datenschutzinformationen und OZG‑Leistungsbeschreibungen entwickelt, um die Rechtssicherheit und Verständlichkeit der digitalen Angebote zu erhöhen. Ein interkommunales IT‑Sicherheits- und Notfallkonzept stärkt die Cyberresilienz der Kommunen. Durch regelmäßige Abstimmungen und eine gemeinsame Projektplattform wird die Zusammenarbeit nachhaltig gesichert. Der Anlass dieses Berichts besteht darin, den aktuellen Umsetzungsstand darzustellen und die nächsten Schritte der digitalen Transformation im südöstlichen Kreis Lippe zu erläutern.
Kurzprofil
Die interkommunale Zusammenarbeit wird von vier Kommunen im südöstlichen Kreis Lippe getragen: der Stadt Blomberg, der Stadt Lügde, der Gemeinde Kalletal und der Stadt Schieder‑Schwalenberg. Blomberg ist eine größere Kleinstadt im Osten des Kreises Lippe und umfasst eine Fläche von 99,11 km² mit 16.325 Einwohnerinnen und Einwohnern (Stand 31.12.2024). Die Stadt Lügde, bekannt als „Stadt der Osterräder“, liegt im Weserbergland, erstreckt sich über 88,64 km² und zählt 9.232 Einwohner (Stand 31.12.2024). Die Gemeinde Kalletal ist die flächengrößte Kommune im Verbund: Sie umfasst 112,42 km² und hat 13.256 Einwohner (Stand 31.12.2024). Schieder‑Schwalenberg schließlich, eine ländlich geprägte Stadt mit mehreren Kneippkurorten, hat eine Fläche von 60,04 km² und 8.098 Einwohner (Stand 31.12.2024).
Gewinn der Kooperation
Durch das interkommunale Digitalisierungsprojekt erzielen die vier Kommunen einen erheblichen organisatorischen, finanziellen und fachlichen Mehrwert. Die gemeinsame Aufnahme und Modellierung von mittlerweile über 110 Prozessen führt zu einheitlichen Abläufen, erhöht die Transparenz und ermöglicht künftig eine effizientere digitale Bearbeitung. Mit der verbindlichen Dienstanweisung zum Dokumentenmanagement entsteht eine rechtssichere Grundlage für die digitale Aktenführung, wodurch Arbeitsprozesse standardisiert und Fehler reduziert werden. Die gemeinsame Nutzung der Formularsoftware Formcycle sowie der arbeitsteilige Formularbau senken Lizenz‑ und Erstellungskosten und beschleunigen die Einführung digitaler Bürgerdienste. Der KI‑gestützte Bürgerchatbot bietet künftig rund um die Uhr einen niedrigschwelligen Zugang zur Verwaltung, steigert die Bürgerzufriedenheit und entlastet die Mitarbeitenden durch automatisierte Beantwortung von Standardanfragen. Einheitliche Datenschutzinformationen und Leistungsbeschreibungen erhöhen die Verständlichkeit und Rechtssicherheit sämtlicher digitaler Dienstleistungen. Das interkommunale IT‑Sicherheits‑ und Notfallkonzept stärkt die Cyberresilienz aller vier Kommunen und reduziert Kosten durch gebündelte externe Beratung. Durch die gemeinsame Arbeit, regelmäßige Abstimmungen und die Nutzung einer zentralen Projektplattform entstehen dauerhafte Synergien, die die Kommunen nachhaltig entlasten und die digitale Transformation beschleunigen.
Grad der Innovation
Das interkommunale Digitalisierungsprojekt weist einen hohen Innovationsgrad auf, da erstmals vier Kommunen im Kreis Lippe ihre Verwaltungsmodernisierung systematisch bündeln und zentrale Digitalisierungsbausteine gemeinsam entwickeln. Die gemeinsame Aufnahme, Modellierung und spätere Verstetigung von über 110 Verwaltungsprozessen ist in dieser Form neu und ermöglicht standardisierte SOLL‑Prozesse, die künftig sogar interkommunale Aufgabenteilung und digitale Vertretermodelle erlauben. Die Einführung eines einheitlichen DMS‑Regelwerks einschließlich TR‑RESISCAN‑konformer Scanprozesse schafft eine harmonisierte, rechtskonforme digitale Aktenführung – ein Schritt, der in vielen Kommunen bislang fehlt. Mit der gemeinsamen Nutzung der Formularsoftware Formcycle und der arbeitsteiligen Erstellung von Online‑Formularen entsteht ein innovatives, ressourcenschonendes Vorgehen, das digitale Bürgerdienste erheblich beschleunigt. Der KI‑gestützte Bürgerchatbot „CityCompanion“, der interkommunal eingeführt wird und auch intern genutzt werden kann, gilt als besonders innovatives Element, weil er sowohl Bürgerkommunikation als auch Verwaltungswissen automatisiert verfügbar macht. Mit dem Aufbau eines gemeinsamen IT‑Sicherheits- und Notfallkonzepts auf Basis des WiBA‑Modells wird zudem ein moderner, skalierbarer Sicherheitsstandard geschaffen, der die Resilienz der vier Kommunen auf ein neues Niveau hebt. Insgesamt zeigt das Projekt einen hohen Innovationscharakter, da es Standards, Technologien und Organisationsmodelle interkommunal zusammenführt, die einzeln kaum realisierbar wären.
Zukunftsfähigkeit/ Nachhaltigkeit
Das interkommunale Projekt zeichnet sich durch eine hohe Zukunftsfähigkeit und Nachhaltigkeit aus, weil es auf dauerhaft wirksame Strukturen, wiederverwendbare Standards und gemeinsame Ressourcen setzt. Die umfassende Aufnahme und Modellierung von über 110 Verwaltungsprozessen bildet eine belastbare Grundlage für die fortlaufende Digitalisierung, Prozessoptimierung und interkommunale Vertretung – ein Ansatz, der weit über die Projektlaufzeit hinaus wirkt. Durch die geplante Verstetigung des Prozessmanagements, inklusive definierter Rollen, Qualitätsmechanismen und Schrittmodelle, wird ein dauerhafter organisatorischer Rahmen geschaffen, der künftige Optimierungen systematisch ermöglicht. Die verbindliche Dienstanweisung zum Dokumentenmanagement schafft eine einheitliche, langfristig gültige Grundlage für digitale Aktenführung und sichere Verwaltungsarbeit – technologisch unabhängig und rechtlich belastbar. Die gemeinsame Nutzung der Formularsoftware Formcycle sowie die arbeitsteilige Erstellung von Online‑Formularen reduziert dauerhaft Ressourcenverbrauch, vermeidet Doppelarbeit und stärkt die digitale Souveränität aller Kommunen. Der KI‑gestützte Bürgerchatbot „CityCompanion“, der nicht nur extern für Bürgerinnen und Bürger, sondern auch intern als Wissenssystem eingesetzt werden kann, erhöht langfristig die Servicequalität und entlastet die Verwaltung nachhaltig. Auch das gemeinsame IT‑Sicherheits- und Notfallkonzept nach dem WiBA‑Modell stärkt die Resilienz der Kommunen auf Dauer und verbessert die Fähigkeit, auf künftige Bedrohungen flexibel zu reagieren. Der kontinuierliche Wissensaustausch über Jour‑Fixe‑Treffen, gemeinsame Schulungen und eine digitale Projektplattform verankert nachhaltige Kooperation und stellt sicher, dass Know‑how nicht verloren geht. Insgesamt schafft das Projekt eine tragfähige digitale Infrastruktur, die auf gemeinsame Standards, verlässliche Prozesse und langfristige Zusammenarbeit setzt – und damit zukunftssicher für technologische, organisatorische und gesellschaftliche Entwicklungen ist.
Dokumente
Bestätigung
1
Eingegangen am
09.02.2026 00:00
Eingereicht am
09.02.2026 14:43